Звісно, не всі дні можуть бути однаковими. Ви — людина, а не машина. Але якщо ви частіше говорите «Список справ тільки зростає», ніж «Сьогодні я дуже продуктивно попрацював», тоді ви потрапили на правильну сторінку.
Цей блог для всіх — менеджерів, працівників і засновників, які хочуть взяти свій день під контроль, а не бути керованими завданнями. Чи керуєте ви віддаленими командами, балансуючи між безперервними зустрічами, чи просто намагаєтеся впоратися з горою електронних листів, цей посібник допоможе знайти практичні рішення для оптимізації вашої щоденної продуктивності.
Перед тим як почати, мушу зазначити, що нескінченний список справ — це не завжди ваша провина. Існує багато зовнішніх факторів, які впливають на це.
Згідно з дослідженням, 70% працівників зізналися, що відчувають відволікання під час роботи. Технології, хоч і необхідні, часто є двосічним мечем. Постійні повідомлення, миттєві месенджери та часта зміна застосунків порушують концентрацію та роблять глибоку роботу рідкісним досягненням.
Запрошуємо вас пройти курс продуктивності Chanty, щоб максимально підвищити ефективність на роботі. Chanty не просто пропонує інструменти для комунікації — він також інтегрує функції, які допомагають краще керувати часом, пріоритезувати важливе та безперешкодно співпрацювати з командою.
Балакучі колеги та шум у офісі визнані головними відволіканнями для 80% працівників. Варто зауважити, що ці фактори не обмежуються лише фізичними офісами. Віддалені працівники часто стикаються з подібними викликами, такими як фоновий шум вдома або відсутність виділеного робочого місця, що теж може виснажувати. Понад 60% опитаних також вважають зустрічі просто черговим перериванням на шляху до продуктивності. Щоб боротися з цим, багато компаній впроваджують «дні без зустрічей» або встановлюють більш жорсткі порядки денні, щоб зустрічі були короткими й сфокусованими.
Втім, існує безліч інших причин. Питання в тому, що ви можете зробити?
Найкраще, що ви можете зробити — це визначити, що саме впливає на ваш рівень продуктивності, і працювати над цим.
Іноді саме невеликі зміни можуть мати суттєвий вплив. Ідеально бути готовим внести необхідні корективи там, де це потрібно, щоб стати продуктивнішим. Інакше день, коли весь стрес призведе до вигорання, не за горами. Пам’ятайте, що постійні невеликі корекції допоможуть вам створити сталий робочий режим. Адже продуктивність — це працювати розумніше, а не більше.
Що означає продуктивний день?
Простими словами, продуктивний день — це день, коли ви завершуєте пріоритетні завдання або досягаєте значущих результатів, які рухають ваші проєкти вперед. Це не про те, щоб розтягувати робочі години до межі або жертвувати важливими особистими справами, такими як заняття спортом, час із сім’єю або навіть домашні обов’язки, наприклад, прання. Справжня продуктивність — це баланс, який не шкодить вашому добробуту.
Але продуктивність — це не лише про виконання пунктів у списку справ. Це також ефективне управління часом, пріоритетизація та відчуття досягнення, яке наповнює енергією, а не виснажує. Наприкінці робочого дня ви маєте мати можливість знайти час для себе, не відчуваючи тягаря довгого, некерованого списку завдань. Такий баланс гарантує, що ви зможете зосередитись на роботі, не жертвуючи якістю життя загалом.
Отже, як мати продуктивний і задовільний день? Ось 11 практичних порад, які допоможуть максимально використати робочий день, виконати важливі завдання і при цьому знайти час для свого ментального та фізичного здоров’я.
1. Пріоритезуйте завдання
Чи чули ви вислів «З’їж живу жабу першою — і нічого гіршого не станеться»?
Для тих, хто не чув, це означає виконати найважче завдання спочатку, і тоді решта дня буде легшою.
Як? Це працює, тому що ви не тягнете з найскладнішим завданням і не розтягуєте робочі години. AI-керований застосунок ChatGPT може заощадити ваш час, оптимізуючи робочі процеси.
Щоб пояснити детальніше, важливо розподілити завдання, незалежно від довжини списку, на дві категорії — важливі та термінові. Розташуйте завдання за цими категоріями по порядку та проаналізуйте. Припиніть випадковим чином обирати завдання зі списку або в голові залежно від настрою. Так ви завжди зробите багато, але не відчуєте досягнення.
Впровадьте звичку створювати такий список справ або перед сном, або одразу після пробудження. Також корисно визначити завдання, які можна делегувати.
2. Ефективно спілкуйтеся
Згідно з опитуванням Panopto, «Працівники витрачають у середньому 5 годин на тиждень, чекаючи на необхідну інформацію та вхідні дані.» Це є головною причиною затримок у роботі, а іноді навіть забуття чи скасування завдань. Ось два способи впоратися з такою ситуацією:
- Якщо ви чекаєте на відповідь і завдання не надто термінове — переходьте до наступного завдання на день. Якщо ж вхідні дані потрібні терміново — краще зателефонуйте або скористайтеся Chanty, командним чат-застосунком, замість того, щоб переслідувати відповідь електронною поштою.
- Якщо ви колега або менеджер, який має відповісти, і ви не надто зайняті — виконайте це. Якщо ви на зустрічі або заблокували час для виконання завдання, встановіть автоматичну відповідь на пошту: «Я не перевірятиму пошту протягом наступних x годин, будь ласка, телефонуйте, якщо це надзвичайно терміново.»
Для підвищення продуктивності усіх важливо також тримати спілкування коротким і змістовним. Уникайте довгих розмов без суті і переходьте до справи — на зустрічах, у листах, під час особистих розмов — скрізь.
3. Робіть обов’язкові перерви
Більшість професіоналів веде доволі малорухливий спосіб життя через характер своїх завдань. До того ж, важко не втрачати концентрацію і продовжувати виконувати завдання одне за одним без зупинки. Найкраще робити короткі перерви після кожної години роботи або після виконання важливого завдання.
Використайте цей час, щоб пройтися, випити чашку зеленого чаю, зателефонувати або навіть перевірити соціальні мережі, подивитися стендап-комедію тощо. Це допоможе освіжити розум і тіло — робіть те, що працює саме для вас. Також можете практикувати техніки усвідомленості, які допоможуть розслабитися і впоратися з тривогою протягом дня.
Проте пам’ятайте не заглиблюватися у безкінечний скролінг соцмереж і вчасно повертатися до роботи, щоб встигнути виконати наступне завдання. Якщо ви намагатиметесь зробити всі справи поспіль і потім взяти довгу перерву — це може обернутися проблемами.
Відсутність перерв призводить до ментальної втоми. Натомість регулярні паузи допоможуть відновити енергію та зосередитися на наступних завданнях.
4. Використовуйте зручне робоче крісло
Тривале сидіння в одній позі на незручному чи неправильному кріслі може спричинити біль у спині та погану поставу. Якщо робота не польова, більшість часу ми проводимо сидячи за ноутбуком. Постійний дискомфорт не лише шкодить фізичному здоров’ю, але й ускладнює концентрацію на завданнях. З часом це може викликати втому, стрес, а також хронічні проблеми, як синдром зап’ястного каналу або напруження шиї.
Оскільки віддалена робота стає нормою, ергономіка набуває ще більшого значення. Інвестиції в зручне крісло — це мудре рішення. Вдома чи в офісі важливі функції регулювання висоти, ширини, повороту та нахилу. Ці функції не лише забезпечують підтримку, але й підвищують загальну продуктивність, зберігаючи комфорт і енергію протягом дня. Правильно організоване робоче місце з відповідним кріслом допоможе довше концентруватися і уникнути зайвих відволікань через дискомфорт.
5. Створюйте робочий графік
Створення робочого графіка особливо корисне для професіоналів у певних галузях або посадах, де доводиться працювати за змінним або незвичайним графіком. Планувальник робочого графіка допомагає легко планувати, перевіряти або змінювати ваші зміни.
Він дає чітке уявлення про запити на відпустку, бачить обміни змінами і значно підвищує продуктивність. Щоб співробітники швидше адаптувалися і прийняли графік без спротиву, шукайте той, що має мобільний застосунок.
6. Регулярно займайтеся фізичними вправами
Як було зазначено раніше, багато зовнішніх факторів впливають на нашу продуктивність, і один із них — рух тіла. Через малорухливий спосіб життя ми схильні до напруги очей, серцевих захворювань та болю в спині.
Щоб уникнути впливу таких проблем на роботу і навпаки, необхідно регулярно займатися фізичними вправами. Це не лише допоможе вам залишатися активним, а й підтримувати правильну поставу. Також вважається, що хороша постава робить вас впевненішими та менш напруженими, тоді як сутулість і погана постава можуть провокувати негативні думки.
Для тих, хто не знає, фізичні вправи збільшують вироблення АТФ, що позитивно впливає на ментальну та фізичну енергію, а отже — підвищує продуктивність. Окрім фізичних вправ, впровадження практик усвідомленості у вашу рутину може покращити загальне самопочуття та продуктивність. Знайдіть час протягом дня, щоб заспокоїтися, дотримуючись японської концепції ікігай, знову з’єднатися зі своїм сенсом життя і культивувати вдячність за теперішній момент.
Техніки, такі як глибоке дихання, медитація або усвідомлена ходьба, допоможуть знизити стрес, покращити концентрацію і узгодити дії з вашими цінностями та цілями. Практикуючи усвідомленість, ви зможете підвищити продуктивність, зберігаючи відчуття балансу і задоволення життям.
7. Харчуйтеся здорово
Не секрет, що надмірне споживання шкідливої їжі може зробити вас млявим. Саме тому важливо контролювати, що і скільки ви їсте. Почніть балансувати харчування і припиніть їсти механічно. Найкраще споживати більше зелені та фруктів.
Розпочинайте день із повноцінного сніданку з збалансованим харчуванням. Прокидайтеся вчасно, їжте усвідомлено, не поспішаючи. Починайте з малого — наприклад, замініть каву чи чай на смузі і поступово рухайтеся далі. Чим кращий сніданок, тим вища продуктивність.
На обід уникайте важкої їжі, адже організм почне витрачати енергію на її перетравлення, і ви можете відчути сонливість. Салати та овочі на пару — гарний вибір. Якщо ж ви все ж споживаєте щось важке, беріть меншу порцію.
8. Керуйте своїм часом
Перевірка електронної пошти, отримання повідомлень на телефон, дзвінки, багатозадачність і весь цей шум — це справжні вбивці часу. Вам варто краще керувати своїм часом, спробувати метод блокування часу та зосередитися на одній задачі за раз.
Відповідно до вашого списку справ, визначайте час для важливих завдань і працюйте над ними в межах цього часу. Коли закінчите одне завдання — зробіть 10-хвилинну перерву, а потім переходьте до наступного. Якщо завдання займає більше 1–2 годин, можете скористатися правилом 2 хвилин.
Цей проміжок часу можна використати для дрібних, але термінових справ або для перевірки та відповіді на листи. Якщо ні — встановіть три фіксовані часи для перевірки пошти або дзвінків: 11:00, 14:00 і 17:00. Це допоможе вам залишатися зосередженим і не відволікатися.
Пам’ятайте, що працювати понаднормово не завжди означає бути більш продуктивним.
9. Підвищуйте кваліфікацію під час поїздок
Чому деякі люди на роботі завжди здаються такими, що постійно навчаються і розвиваються? Тому що вони підвищують свою кваліфікацію. Хоча навчання безпосередньо під час роботи — це важливо, іноді потрібно опановувати нове, щоб бути більш успішним.
Усі ми маємо лише 24 години на добу. Від того, як ми їх використовуємо, залежить дуже багато. Якщо ви не можете знайти час для навчання, спробуйте використати час у дорозі.
Це приносить користь з багатьох сторін. Ви навіть не помітите, як швидко пройде час, і замість того, щоб витрачати його на соцмережі, ігри чи музику, ви будете здобувати нові знання.
Комунікаційні проблеми на роботі?
"50 вірних способів покращити вашу
командну комунікацію"
10. Навчіться казати «Ні»
Перше, що потрібно освоїти, якщо ваш список справ постійно зростає — це мистецтво говорити «ні». Перестаньте приймати запити, які не відповідають вашим робочим цілям. Коли у вас і так багато справ, правильно відмовляти в необґрунтованих проханнях.
Інакше ваш список справ лише збільшуватиметься, що додасть вам стресу. Пам’ятайте: те, як ви вирішуєте проводити свій час зараз, визначає тон вашого майбутнього.
Наприклад, якщо вашим завданням на день є написання блогу, а хтось із відділу продажів просить вас того ж дня попрацювати над презентацією для продажів — знайте, що відповісти: «Сьогодні я не зможу цим зайнятися, якщо це критично — будь ласка, напишіть листа моєму менеджеру з цього приводу.»
11. Лягайте спати вчасно
Порушення ідеального режиму сну завдає більше шкоди, ніж ви думаєте. Це може призвести до розладів сну, але ще раніше починає позначатися на вашій роботі. Недостатній і пізній сон — 7-8 годин якісного сну — змушують вас боротися з втомою протягом усього дня. Ви не досить пильні!
Для тих, хто каже, що має дуже насичений графік — чи не краще спати повноцінно і підвищувати продуктивність на роботі, ніж спати мало і суттєво знижувати свої показники? Чи не краще висипатися, відчувати заряд енергії і ефективно працювати менше годин, ніж працювати довго, але не досягати результатів?
Зосереджуйтеся на результаті, а не на кількості годин. Якщо ви «нічна сова», це може бути складніше, але не неможливо. Починайте з того, що прокидайтеся раніше зазвичай і займайтеся вправами, щоб тіло було достатньо втомленим і хотіло лягти спати раніше.
Що потрібно для того, щоб мати продуктивний день?
Змінювати свої звички не завжди просто, але завдяки наполегливості та послідовності можна досягти прогресу. Головне — починати з малого і зосереджуватися на одній позитивній зміні за раз. Чи то здоровіше харчування, пріоритетність сну, чітко поставлені й досяжні цілі, чи регулярні перерви та фізичні вправи — кожен ваш крок наближає до більш продуктивного і збалансованого способу життя.
Пам’ятайте, продуктивність — це не просто працювати більше чи довше. Це означає працювати розумніше, зосереджуватися на тому, що справді важливо, і не забувати піклуватися про себе на цьому шляху. Створюючи рутину, яка підтримує як ваші професійні цілі, так і особисте благополуччя, ви закладаєте фундамент для довгострокового успіху без шкоди для здоров’я чи щастя.
Шлях до продуктивного дня починається з рішення змінюватися, а далі — усе залежить від послідовності. Отже, з якої поради ви почнете? Зосередитеся на кращому керуванні часом, здоровішому ранковому рутині чи навчитеся казати «ні»? Нам буде цікаво почути вашу думку та те, що найкраще працює саме для вас у коментарях.
